L’hôpital Vidant Duplin a utilisé Simul8 pour éliminer le gaspillage et maximiser les ressources afin d’améliorer la sécurité et l’expérience des patients.

Vidant combine la simulation et les techniques Six Sigma pour maintenir les objectifs des patients non traités inférieurs à 2 %

À propos du projet

L’hôpital Vidant Duplin, qui fait partie du système de santé Vidant, est un hôpital à but non lucratif de 101 lits situé à Kenansville, dans l’est de la Caroline du Nord.
En tant que petit hôpital rural, avec des revenus et des ressources disponibles limités, Vidant Duplin utilise les techniques Lean Six Sigma pour éliminer le gaspillage et maximiser les ressources afin d’améliorer la qualité des soins, la sécurité et l’expérience des patients.
Face à la demande croissante pour les services des services d’urgence de l’hôpital, Amanda Peterson et Raul Medina, coordonnatrice de l’amélioration des processus, ont utilisé la simulation pour la première fois pour tester et soutenir deux projets d’amélioration des processus Lean Six Sigma :

• Déterminer comment maintenir un taux de LWOT (patient resté sans traitement) inférieur à 2 % avec un volume croissant de patients aux urgences.
• Évaluer la faisabilité de la mise en œuvre d’un technicien en pharmacie au service d’urgence pour améliorer l’exactitude de la collecte des antécédents médicamenteux des patients.
  

À l’aide du logiciel de simulation Simul8, Amanda et Raul ont créé des simulations de ces processus en moins de quatre heures, obtenant ainsi des informations précieuses dans un environnement sans risque.

À partir de ces premiers projets, Amanda note que la simulation a été bien accueillie dans tout l’hôpital, non seulement comme une opportunité de valider le travail acharné de l’équipe, mais aussi comme un outil complémentaire pour l’amélioration du processus Lean Six Sigma.

« Je pense que la simulation offre une opportunité vraiment unique de nous permettre de tester des idées et des expériences. L’équipe peut suggérer d’ajouter un autre fournisseur ou plusieurs lits et la simulation pourrait nous permettre de voir si cela fonctionnerait. D’un point de vue Lean, c’est l’un des les choses que nous avons vraiment aimées – il y a beaucoup d’opportunités. »

Comprendre l’impact de la demande croissante de services d’urgence sur les taux de LWOT

Les visites de patients au service des urgences (SU) de l’hôpital Vidant Duplin ont augmenté au cours des dernières années, à mesure que de plus en plus de patients des comtés environnants utilisent ses services.

À mesure que les visites aux urgences et l’acuité augmentent, il existe également un risque supplémentaire de voir davantage de patients partir sans traitement (LWOT).

Pour maintenir un taux annuel de LWOT inférieur à 2 %, conformément aux références nationales, Vidant Duplin devait évaluer si le service d’urgence de l’hôpital pouvait maintenir cette norme à mesure que les visites de patients augmentaient.

Le logiciel de simulation Simul8 a été utilisé par Raul Medina, Black Belt Lean Six Sigma et coordinateur principal de l’amélioration des processus, pour comprendre l’effet de l’utilisation croissante de l’ED sur les taux de LWOT et évaluer les solutions potentielles pour réduire cet impact.

Simuler rapidement les processus des services d’urgence

Bien qu’il n’ait jamais utilisé Simul8 ou autre logiciel de simulation auparavant, Raul a pu créer une simulation en quelques heures seulement, modélisant l’ensemble du parcours patient ; depuis la pré-inscription, le triage, le traitement du patient, l’inscription finale et jusqu’au départ de l’hôpital.

La simulation a également utilisé les données existantes des urgences, y compris les durées médianes de séjour total, pour améliorer la précision des résultats.

Au fur et à mesure que de plus en plus de patients arrivaient dans la simulation, les taux de LWOT étaient affichés, ainsi que les niveaux d’acuité – une mesure de l’intensité des soins infirmiers requis par un patient, un étant le niveau le plus élevé et cinq le niveau le plus bas.

Aux taux d’arrivée actuels des patients, les urgences voyaient en moyenne 78 patients par jour, avec un taux de LWOT de 1,7 %.

Cependant, avec des volumes de patients aux urgences augmentant de 10 % chaque année au cours des quatre dernières années, l’équipe savait que le taux seuil maximum de 2 % de LWOT serait probablement dépassé, à moins que les processus du service ne puissent être modifiés pour s’adapter à cette augmentation.
 » Les urgences adaptaient et modifiaient parfois leurs processus quotidiennement, simplement en fonction de l’acuité des patients ou du nombre de patients qu’ils voyaient. Ils sont très adaptables et capables de modifier leurs processus, d’ouvrir différents endroits et de faire davantage de triage ou faire les choses d’une certaine manière. »

Grâce à la simulation, Raul a pu tester rapidement une série de modifications de processus pour aider le service d’urgence à améliorer cette flexibilité en utilisant les ressources existantes.

Cela comprenait l’introduction d’une zone pour les patients en attente de résultats de laboratoire ou de radiologie afin de libérer de la place pour des patients supplémentaires dans l’urgence principale.

La simulation a montré qu’en utilisant cette approche, même avec une charge de travail moyenne accrue de 89 patients par jour, les taux de LWOT seraient toujours maintenus à 1,7 %, sans avoir besoin de ressources supplémentaires.

Mise en place d’un technicien en pharmacie pour améliorer l’exactitude des historiques de médicaments

Les antécédents médicamenteux inexacts présentent un sérieux problème de sécurité pour les patients et les organismes de santé.

Des études antérieures suggèrent qu’un peu moins de la moitié des antécédents médicamenteux collectés contiennent des erreurs (par exemple, un dosage incorrect, des omissions, etc.), dont près d’un cinquième sont susceptibles de nuire au patient.

Cependant, les meilleures pratiques nationales en matière de collecte des antécédents médicamenteux doivent encore être déterminées.

Vidant Health System souhaitait étudier une approche visant à normaliser les pratiques de collecte des antécédents de médicaments dans l’ensemble de son système.

Cependant, avec des hôpitaux dans le système allant des petits établissements ruraux aux grands centres d’enseignement universitaire, une solution ne serait pas universelle.

Le département Lean de Vidant Health a été chargé de prendre en compte les contraintes locales potentielles.

Simul8 a été utilisé par la coordonnatrice de l’amélioration des processus, Amanda Peterson, pour tester une approche de normalisation des historiques de médication et recueillir des données et des observations pour appuyer les recommandations adressées à la haute direction.

Le processus et les résultats de simulation

À l’aide de Simul8, Amanda a développé une simulation pour évaluer la faisabilité de l’intégration d’un technicien en pharmacie au service d’urgence de l’hôpital Vidant Duplin pour recueillir l’historique des médicaments des patients – un processus actuellement effectué par les infirmières.

Le processus impliquait également l’utilisation d’entretiens scénarisés avec des patients pour recueillir un historique complet des médicaments.

Les entretiens couvraient tout, des médicaments sur ordonnance aux médicaments en vente libre, en passant par les compléments alimentaires et les onguents.

Chaque entretien peut durer entre 15 et 30 minutes, selon les antécédents médicaux du patient et la précision des dossiers jusqu’à présent.

La simulation d’Amanda a cartographié l’ensemble de ce processus, en utilisant les données existantes ainsi que les ressources requises.

Un technicien en pharmacie a été ajouté à la simulation d’urgence sept jours par semaine, effectuant un quart de travail de huit heures pendant les heures les plus chargées (15h00 et 23h00).

 » Nous avons gardé la simulation assez simple. Même avec cette simplicité, cela fonctionnait toujours et reflétait ce que nous voyons actuellement. J’ai été très surpris de la simplicité de construction du modèle. Au total, il ne m’a fallu que 60 minutes environ pour développer la simulation. »

Les patients ont été priorisés afin que le technicien en pharmacie puisse les voir en fonction de l’ordre de consultation. Si le patient devait être admis, le technicien saurait alors que ce patient viendrait en premier.

Comme ce processus pouvait prendre jusqu’à 30 minutes, d’autres contraintes et délais d’expiration ont également été modélisés. Ainsi, lorsque le technicien en pharmacie était occupé à collecter des antécédents, il s’agissait par défaut d’une infirmière de relève au service des urgences.

La simulation a révélé que la mise en œuvre d’un technicien en pharmacie entraînerait la collecte de 14 antécédents médicamenteux par jour. Il s’agit d’une augmentation par rapport aux 10 entretiens quotidiens actuels, même avec un processus d’entretien scénarisé plus long et plus complet pour recueillir les antécédents médicamenteux des patients.

Prochaines étapes pour l’hôpital Vidant Duplin

« Nous avons été très satisfaits de notre simulation. Nous en avons beaucoup retiré car il s’agissait d’un nouveau processus.
Notre rôle était de partager les résultats avec les dirigeants de nos hôpitaux et la haute direction du Lean Steering Group, qui est un groupe de praticiens Lean travaillant tous ensemble. Nous l’avons également partagé avec les groupes de travail des services d’urgence et des pharmacies de notre système.
Nous prévoyons de partager les résultats avec les hôpitaux communautaires de notre région, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de notre système, car les hôpitaux ruraux sont confrontés à bon nombre des mêmes contraintes.
Nous utilisions les résultats pour soutenir une proposition pour laquelle nous recherchions des subventions, donc l’utilisation de la simulation a contribué à faciliter ce processus et nous a aidé à organiser nos réflexions sur la proposition, en particulier parce que nous n’avions pas les données de base. »