7 conseils pour réussir la simulation en santé basés sur le retour d’expérience des établissements Johns Hopkins (Éric Hamrock)
Curieux de savoir comment les organisations de santé améliorent leurs performances à l’échelle mondiale ?
Simul8 permet aux organisations de santé du monde entier d’améliorer leurs niveaux de performance avec des ressources et des budgets souvent limités.
Mais quels sont les facteurs à prendre en compte lors du lancement et du développement de programmes d’amélioration des performances réussis avec un logiciel de simulation à événements discrets (DES) ?
Après avoir produit une étude de cas approfondie sur la façon dont Simul8 a contribué à réduire la durée de séjour aux urgences de 16 % et à réduire les temps d’attente moyens de 61,8 à 16,2 minutes à l’hôpital du comté de Howard, nous avons rencontré le facilitateur de l’innovation et de l’amélioration continue de l’hôpital général du comté de Howard, Éric Hamrock.
Eric partage ses recommandations à travers sa propre expérience en matière de leadership opérationnel, d’amélioration des performances et de gestion de projet pour le système de santé Johns Hopkins.
1. Commencez par trouver un sponsor pour le projet
Je pense que la première et la plus importante chose lorsque je me lance dans un projet d’amélioration de processus, en particulier un projet de simulation, est que nous ayons un solide sponsor pour le projet.
Avoir un sponsor clair qui peut nous indiquer où nous voulons aller est ce qui permet réellement à l’équipe de Johns Hopkins de réussir.
Par exemple, notre directeur administratif, Jim Scheulen, est quelqu’un qui a vraiment défendu l’utilisation de la simulation pour nous.
Pendant longtemps, la simulation a été principalement utilisée dans l’industrie manufacturière et d’autres industries, mais Jim était vraiment à l’avant-garde de l’introduction de la simulation dans une organisation de soins de santé comme Johns Hopkins, il souhaitait fournir des soins basés sur la valeur (La définition des soins fondés sur la valeur englobe diverses stratégies et modèles de paiement conçus pour promouvoir de meilleurs résultats de santé à moindre coût. Cette approche met l’accent sur les soins coordonnés et centrés sur le patient, en mettant l’accent sur les mesures préventives et la gestion des maladies chroniques).
De même, il est important que nous ayons un chef de projet et un décideur qui guident le groupe et lui permettent de savoir ce qui est attendu ; qu’implique le succès de la simulation ?
Le chef de projet peut agir comme interprète entre les principales parties prenantes et peut jouer un rôle important en garantissant que les données appropriées sont collectées.
Mais que se passe-t-il si vous n’avez pas ce champion au sein de votre organisation ?
J’ai découvert que si vous pouvez montrer des réussites dans des domaines plus petits de votre organisation en utilisant la simulation et évangéliser cela, cela peut aider.
J’aimerais parfois avoir une baguette magique pour inciter les parties prenantes à en constater les avantages, mais je pense qu’il s’agit essentiellement d’éduquer, de convaincre et de vendre des résultats.
2. Définir une portée de projet claire avec les résultats souhaités
Il est très important que nous définissions dès le départ la portée de notre projet.
Quiconque a été impliqué dans la gestion de projet connaît les pièges de la dérive des objectifs !
Ce n’est pas une mauvaise chose si nous voulons commencer à poser des questions différentes, mais nous devons être clairs dès le départ sur l’objectif principal et que notre projet est vraiment axé sur cela.
Au fur et à mesure que nous découvrons différentes choses, nous pouvons alors accroître l’apprentissage grâce à d’autres projets, ou peut-être augmenter la portée du projet de manière méthodique.
3. Évaluer les sources de données de qualité
Il est vraiment important de comprendre de quelles données nous disposons et d’où ces données peuvent être glanées.
Heureusement, de nombreux systèmes de santé et entreprises importantes telles que Functional Medicine Associates utilisent désormais des systèmes électroniques qui nous permettent d’accéder facilement aux données à la volée et même en temps réel.
Bien que cela n’ait pas toujours été le cas avec les projets précédents sur lesquels j’ai travaillé, une collecte manuelle de données devra peut-être être entreprise.
La qualité est importante, mais s’il y a un manque de données précises, cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas commencer à tester la simulation, nous devons simplement préparer des plans et des processus d’urgence pour mettre en place ces données à terme.
4. Impliquer les parties prenantes dès le début
Nous essayons toujours d’impliquer les parties prenantes dans un projet de simulation.
Si nous supposons que nous connaissons le processus et que nous ne demandons pas aux personnes qui le mettent réellement en œuvre, le modèle de simulation pourrait être très différent de la réalité.
Il est important dans tout projet que nous comprenions les problèmes auxquels sont confrontées les personnes impliquées dans le processus ; de plus, lorsque nous les incluons dès le départ, nous avons plus de chances de réussir lorsque les changements mis en évidence par la simulation sont proposés.
Si le personnel de première ligne adhère à la simulation et a contribué à sa conception, il y a plus de chances qu’elle soit adoptée.
Je recommanderais également d’éduquer les parties prenantes sur la simulation d’événements discrets et sur les possibilités.
Cela les aide à réfléchir aux problèmes organisationnels et à comprendre comment la simulation pourrait être utilisée dans différents scénarios pour aider à la prise de décision et améliorer les processus.
5. Cartographiez vos processus
Il est important que nous cartographions le processus et que nous nous assurions que nous couvrons tous ces éléments dans la simulation. Vous pouvez voir ici un exemple typique de schéma de processus du modèle d’installation John’s Hopkins Bayview.
Les pentagones au début du processus sont des arrivées, les diamants sont des points de décision ; dans notre modèle, cela indique les files d’attente ou les temps d’attente qui se produisent. Les blocs sont les zones de processus de travail dans lesquelles nous traitons le travail, et les ovales oblongs représentent la fin du processus, lorsque nous avons terminé le travail.
6. Phasez votre simulation et apportez des modifications itératives
- Étape 1 : Analyse du processus
- Tout d’abord, analysons le processus, examinons les données historiques et comprenons ce qui se passe réellement.
- Comment fonctionne le processus et quels sont les événements discrets que nous devons identifier et capturer pour pouvoir construire le modèle de simulation ?
- Cette partie du processus a tendance à occuper la majorité du projet et c’est là que nous apprenons beaucoup.
- Il s’agit de comprendre quel est notre état actuel et nous donne la base pour regarder vers l’avenir.
- Étape 2 : Modélisation
- L’étape de modélisation est la suivante, où nous configurons notre modèle de processus, construisons la simulation dans Simul8, puis validons qu’elle est représentative des conditions du monde réel.
- Étape 3 : Scénarios
- Nous créons ensuite des scénarios dans lesquels nous examinons les différentes choses que nous souhaitons tester.
- Par exemple, si nous ajoutons six lits de soins majeurs à ce service d’urgence, qu’est-ce que cela nous apportera ?
- Si nous augmentons le personnel de nuit, qu’est-ce que cela nous apportera en termes de débit, de temps d’attente, etc. ?
- Étape 4 : Restituer
- Une fois que nous aurons construit les scénarios, nous exécuterons notre simulation et rapporterons les résultats.
- Ce qui se passe normalement, c’est que nous utiliserons ces informations pour nous informer des questions à poser ensuite.
- Nous ferons de nombreuses itérations de ceci, en revenant pour ajouter d’autres scénarios, en les peaufinant et en voyant quels sont ces résultats.
7. Commencez simplement et grandissez à partir de là
En résumé, en ce qui concerne les leçons que nous avons apprises au Johns Hopkins Health System, je recommande de commencer simplement et d’étoffer le modèle par la suite.
La création de modèles de simulation peut apporter une valeur considérable simplement en commençant à amener votre équipe à réfléchir à tous les aspects de vos processus.
Les discussions que nous avons dû avoir et les explorations qui ont dû être menées pour construire nos modèles de simulation ont souvent grandement contribué à montrer la meilleure façon de les améliorer.
Si vous avez plusieurs services d’urgence dans votre système, ou même si vous pensez utiliser les modèles encore et encore, nous avons appris qu’il est très utile de prendre le temps de construire une interface robuste et facile à utiliser.
Vous constaterez que cela accélère non seulement l’exécution des modèles de simulation, mais également que vous pouvez effectuer des simulations plus rapidement.
Et enfin, je tiens à souligner qu’il n’y a rien de mal à commencer avec des données qui ne sont pas parfaites ; il suffit de comprendre et de valider suffisamment le modèle pour savoir dans quelle mesure vous pouvez faire confiance aux résultats du modèle.
Il existe certains modèles de simulation pour lesquels nous avons dit : « Eh bien, nous ne pouvons pas le valider parfaitement », généralement parce qu’une partie du processus est trop complexe ou que les données ne sont pas disponibles, mais nous pouvons toujours l’utiliser comme modèle. base.
L’examen de ces résultats de simulation, même avec des données fictives, fournira toujours une base de décision plus solide que de lever les mains en l’air et de dire : « Je vais juste deviner que tel sera le résultat !
