Établissement : unité de conception assistée de Guy’s and St Thomas
Localisation : Londres (Royaume-Uni)
Objectif : Définir un modèle de simulation des processus de laboratoire FIV afin de respecter les contraintes de temps physiologiques
Réalisation avec Simul8 :
Arrivées des patients simulées à la clinique de manière réaliste, garantissant des ressources suffisantes pour les tâches requises
Système d’étiquetage appliqué aux patients et aux échantillons dans l’unité de fertilité, améliorant les parcours de traitement et la vue d’ensemble de la clinique
Utilisation réussie de données historiques pour prédire et tester des stratégies liées à la disponibilité du personnel et à l’impact de la charge de travail sur les procédures urgentes
L’unité de conception assistée (ACU) de Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust utilise la simulation dans le but d’augmenter la capacité et de réduire les temps d’attente, améliorant ainsi la qualité du service et les résultats cliniques.
À propos du projet
Créée en 1991 et située dans le centre de Londres, l’unité de conception assistée (ACU) de Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust est l’un des principaux innovateurs en matière de traitement de fertilité et de fécondation in vitro (FIV).
Les cliniques du Royaume-Uni utilisent désormais des techniques développées par Guy’s et St Thomas’.
Ces dernières années, la technologie de procréation assistée (TAR) est devenue une technique essentielle dans la FIV, offrant de l’espoir aux individus et aux couples qui s’efforcent de surmonter les défis de l’infertilité.
En 2019, un peu moins de 53 000 patients ont eu 69 000 cycles de FIV frais et congelés dans les cliniques agréées par la Human Fertilisation & Embryology Authority (HFEA) au Royaume-Uni.
Cependant, la FIV implique des processus longs qui reposent sur une intervention manuelle approfondie des embryologistes.
L’équipe de fertilité des hôpitaux Guy’s et St Thomas l’a reconnu et a souhaité explorer des moyens de maximiser l’efficacité de ses ressources afin d’augmenter la capacité, de réduire les temps d’attente et d’offrir des soins de la plus haute qualité aux patients.
Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust a obtenu un financement de Health Education England via la National School of Healthcare Science et a contacté Simul8 pour l’aider à créer un modèle de simulation qui pourrait résoudre les problèmes des processus de laboratoire actuels.
Le défi
Au sein de l’écosystème complexe d’un laboratoire de FIV, les embryologistes jouent un rôle essentiel dans l’exécution de tâches délicates visant à réussir la fécondation et le développement de l’embryon.
Cependant, avec un personnel et des postes de travail limités, un nombre limité d’espaces cryogéniques, des lits pouvant accueillir jusqu’à six patientes à la fois et seulement deux salles de production de sperme disponibles dans l’unité, l’approche manuelle actuelle du flux des patients présente toute une série de défis. qui entravent l’efficacité du temps et la précision du processus.
Chaque étape, de la collecte des ovules à l’insémination, est sensible au temps et peut affecter le résultat final, à savoir les grossesses cliniques.
À l’heure actuelle, les embryologistes s’appuient sur des observations microscopiques et des techniques manuelles pour réaliser la fécondation, suivre le développement et cryoconserver les ovules et les embryons des patients.
Leur travail est complexe et nécessite une coordination œil-main impeccable, une formation approfondie et un développement continu des compétences.
De plus, il existe un risque accru d’épuisement professionnel en raison de la lourde charge de travail.
De plus, l’œil humain présente des limites qui peuvent nuire à la précision requise pour obtenir des résultats cohérents, en particulier si le personnel est soumis à une pression constante et élevée.
Des contraintes de temps strictes sont présentes dans un laboratoire de FIV.
Les procédures sont méticuleuses pour s’adapter aux limites des directives réglementaires.
La complexité inhérente aux procédures de FIV et la pression visant à minimiser le temps consacré à chaque étape créent un équilibre délicat pour la charge de travail hebdomadaire d’un embryologiste.
Par exemple, si les ovules sont collectés sur 10 patients un lundi, une série de dix groupes de micromanipulations et d’observations doivent se dérouler simultanément ou à intervalles très rapprochés jusqu’à ce que les ovules soient fécondés.
Cependant, ce processus dépend de la disponibilité du personnel et des équipements nécessaires à la réalisation des travaux.
La capacité des embryologistes à accomplir de nombreuses tâches dans des délais limités est essentielle au succès d’un cycle de FIV.
De plus, l’absence d’automatisation aggrave les défis auxquels les embryologistes sont confrontés.
Même si certains aspects, tels que la culture d’embryons, ont connu des progrès en matière d’automatisation, une partie considérable du flux de travail repose toujours sur des interventions manuelles.
Le manque d’automatisation augmente le risque d’erreurs humaines et introduit une variabilité qui peut avoir un impact sur les taux de réussite globaux.
La méthode
Le personnel du laboratoire a identifié qu’une planification et une modélisation proactives leur permettraient d’identifier les écarts dans les délais de traitement et de tester les stratégies avant de les appliquer.
En conséquence, sous la supervision d’experts en fertilité de Guy’s et St Thomas’, Simul8 a pu créer une simulation des processus de laboratoire d’embryologie.
Simul8 a utilisé son expertise dans d’autres environnements de soins de santé pour concevoir une simulation permettant une compréhension dynamique du laboratoire de FIV.
La simulation devait reproduire chaque point de contact du parcours d’un patient en soins intensifs pour fournir des résultats précis.
Simul8 a analysé chaque étape du processus et développé des fonctionnalités spécifiques au sein de la simulation pour répondre aux problèmes soulignés par l’équipe, notamment :
- Arrival Planner : l’ACU fonctionne sur rendez-vous, ce qui signifie que les arrivées sont connues à l’avance. La simulation de Simu8 utilise le planificateur d’arrivée pour générer les arrivées de patients à la clinique d’une manière qui reflète la façon dont cela se déroulerait dans la vie réelle et garantit que suffisamment de ressources sont disponibles pour accomplir les tâches requises.
- Routing byLabel : L’unité propose de nombreux services de fertilité ; cependant, chacun suit un chemin différent. L’application d’étiquettes aux patients et aux échantillons en fonction du traitement requis garantit que chaque élément de travail suit le bon chemin et donne un aperçu de ce qui se passe dans les différentes zones de la clinique en séparant les différents chemins.
- Queue Start-Up and Capacity : L’ACU utilise des dewars cryogéniques – des flacons spécialisés – pour stocker les embryons, les ovules et les spermatozoïdes à des températures ultra basses afin de préserver leurs propriétés et leur viabilité. Pour refléter ce processus dans la simulation, Simul8 a utilisé des « files d’attente » pour représenter les dewars et l’option « Démarrage » pour représenter tous les échantillons dans les dewars. Chaque dewar a un espace limité, c’est pourquoi l’option « Capacité » a été appliquée.
- Resource Moves with Work Item : les patientes entrant dans l’unité subissent une procédure de collecte d’ovules qui nécessite un espace de lit. Le lit est libéré une fois qu’un embryologiste a parlé au patient après l’intervention. Simul8 a appliqué la fonctionnalité « Resource Moves with Work Item » pour reproduire ce processus dans la simulation.
Prochaines étapes pour les ACU de Guy et de St Thomas
En utilisant des données rétrospectives extraites des bases de données et du système de témoignage électronique, l’équipe peut utiliser la simulation pour prédire et tester des stratégies telles que la disponibilité du personnel et l’impact de leur charge de travail sur les procédures urgentes.
Les données recueillies à partir de la simulation peuvent être transmises au personnel et aux parties prenantes pour identifier les domaines à améliorer.
Parmi les autres thèmes critiques que la simulation vise à aborder, citons :
- Combien d’embryologistes sont nécessaires pour exécuter toutes les tâches à temps, et quel impact cela a-t-il sur la planification des rotations ?
- Combien de tâches ne sont pas terminées à temps avec les niveaux d’effectifs actuels ?
- Où sont les goulots d’étranglement et les problèmes de trafic de processus ?
- Combien de procédures peuvent être réalisées avec le personnel et l’équipement disponibles dans les délais souhaités ?
- Combien y a-t-il d’écarts par rapport aux délais de processus recommandés qui sont cruciaux pour la FIV ?
- Testez des scénarios de type « et si » pour permettre au personnel de planifier de manière proactive.
Les avantages de la modélisation par simulation en FIV
Des projets comme celui-ci offrent de multiples avantages au NHS, au personnel et aux patients.
Une efficacité améliorée au sein d’un laboratoire de FIV signifie une capacité accrue, des temps d’attente réduits et une qualité de service et des résultats cliniques améliorés.
Une fois le projet terminé, Simul8 et le Guy’s and St Thomas’ NHS Foundation Trust espèrent que les résultats démontreront pourquoi la modélisation par simulation devrait être mise à la disposition des cliniques de fertilité du pays.
