Il existe de nombreuses façons de gérer les flux de travail dans les organisations.
La cartographie de la chaîne de valeur (VSM : Value Stream Mapping) est de plus en plus considérée comme offrant une véritable vision.
C’est une technique qui concerne le flux de haut niveau au sein d’une organisation.
Le VSM peut prendre différentes formes, il peut s’agir de la façon dont les départements se réunissent et interagissent les uns avec les autres.
Ou, au sein de grandes organisations, cela peut être la manière dont différents sites géographiques ou partenaires de distribution travaillent ensemble.
Bien que l’on puisse initialement penser aux environnements industriels lorsque l’on pense au déploiement de VSM, il s’agit d’un processus qui s’intègre extrêmement bien dans un environnement de soins de santé.
Bien sûr, il y a une dimension supplémentaire au défi : les prestataires de soins de santé sont confrontés à bon nombre des mêmes problèmes que ceux auxquels les fabricants doivent faire face, en termes d’interconnexion des processus, mais avec la distinction bien réelle qu’ils doivent s’occuper des résultats pour les patients et de la qualité des soins.
En fait, nous pouvons aller plus loin et dire que le VSM profite davantage aux soins de santé qu’à tout autre secteur.
Dans le domaine de la santé, tout est connecté, les soins de santé constituent un système global dont aucune partie ne fonctionne de manière indépendante.
Ce qui se passe dans les soins primaires a un impact sur les soins secondaires, tertiaires et sociaux.
Le moment où les patients peuvent quitter les soins secondaires dépend beaucoup du nombre de lits nécessaires dans une communauté, par exemple.
La VSM peut aider les autorités et les organismes de santé dans la prise de décision nécessaire pour faciliter le parcours du patient à travers ces systèmes et améliorer les résultats.
Attribution des lits
L’une des façons dont la technologie est utilisée consiste à prédire l’utilisation et la capacité des lits.
De nombreux facteurs entrent en jeu pour que cela soit précis, mais en utilisant la simulation, les gestionnaires d’hôpitaux peuvent voir l’impact des décisions sur l’ensemble du système afin de prédire plus précisément combien de lits sont nécessaires et pour combien de temps.
Ce qui rend ce processus délicat, c’est que les lits peuvent souvent être bloqués dans un hôpital.
Cela peut être interprété de plusieurs manières : il se pourrait qu’un patient doive rester à l’hôpital parce qu’il ne pourrait pas être renvoyé vers les soins sociaux en raison de l’indisponibilité du personnel soignant.
Cela pourrait être l’inverse : un patient pourrait ne pas être hospitalisé en raison du manque de lits disponibles, ce qui aurait alors des répercussions si l’heure du bloc opératoire devait être reprogrammée.
Dans les deux cas, le processus est complexe. Il s’agit d’un excellent exemple de la manière dont VSM peut être utilisé pour résoudre des décisions de gestion délicates.
Améliorer le débit des patients
De nombreux facteurs interviennent dans la gestion du flux de patients.
Celles-ci peuvent commencer par la prévision du nombre de patients qui arriveront à un moment donné, jusqu’à l’impact du système au sens large, comme les exigences en matière de protection sociale en dehors du cadre hospitalier.
De toute évidence, la pandémie de covid a beaucoup changé les mentalités et perturbé les calculs. Encore une fois, VSM peut vous aider ici.
La technologie peut être utilisée pour favoriser des interactions interministérielles plus efficaces pour une meilleure gestion du parcours des patients.
Par exemple, si le service de radiologie est débordé, cela ralentira le temps de traitement des patients aux urgences.
De même, si ce service est surchargé de patients orthopédiques d’urgence, les travaux électifs prévus seront retardés, ce qui aura un impact sur les revenus.
Ou, pour prendre un autre exemple, les prestataires de soins de santé peuvent être limités par la rapidité des tests dans les laboratoires hospitaliers avant qu’un patient puisse passer à sa prochaine consultation.
VSM reliera tous ces points pour fournir un guide sur le temps qu’il faudra pour évaluer initialement le patient, et à partir de là, la simulation permettra à la direction de calculer les flux de travail dans l’hôpital.
Ce faisant, cela permettra la disponibilité du personnel médical et la disponibilité des lits correspondants, afin que les responsables des soins de santé soient en mesure de maîtriser toutes les étapes du processus et de calculer plus précisément les délais et l’allocation des ressources.
Étude de cas
Pour illustrer la façon dont cela fonctionne dans la pratique, Simul8 a travaillé avec le Ayrshire and Arran NHS Board en Écosse pour améliorer les soins d’urgence et imprévus.
Il a montré comment attribuer les lits et gérer le flux des patients de la manière la plus optimale possible.
L’organisme réfléchissait à la manière de réorganiser ses installations d’urgence, en passant de deux centres d’urgence à un seul.
Simul8 a organisé un exercice comprenant plusieurs simulations : celles-ci ont examiné les exigences imposées aux organisations par les patients électifs et aigus et ont examiné des facteurs tels que la disponibilité des lits.
Une fois l’exercice terminé, Ayrshire et Arran étaient convaincus que la solution proposée, soit un centre de secours, était la bonne.
VSM et Simulation peuvent jouer un rôle essentiel en aidant à éliminer les retards.
Ils offrent aux équipes de direction la possibilité d’examiner le système collectif et de créer une compréhension commune de la manière dont les différents aspects sont liés, où se trouvent les goulots d’étranglement potentiels et comment les gérer.
